Showcase Power BI - WoCo Property Housing

1. Wat is de business case?

Welk probleem moet worden opgelost:

• Verminder 12 maanden x 5 business units x 7 jaar = 420 maandelijkse rapportages
• Verminder de arbeidsintensiteit

1.1 Beschrijving/doel van de business case

• Maak een nieuw maandrapport voor de periode 2015-2022
• Maak trends in soorten onderhoud, leveranciers en complexen zichtbaar
• Presenteer een efficiënte vorm van budgetbewaking
• Trek de aandacht en leg de context uit
• Presentatie live via online interactief digitaal portfolio

2. Toon inzichten en impact

Beschrijf de belangrijkste inzichten uit de uitgevoerde analyse - SMART

• Over een periode van 7 jaar vonden er budgetoverschrijdingen plaats in de jaren 2017 (€ 2,8 miljoen), 2018 (€ 3,1 miljoen) en 2022 (€ 12,2 miljoen).
• In 2022 overschreden Leefbaarheid (61%) en gepland onderhoud (60%) het toegestane budget.
• In 2022 waren de grootste uitgaven voor gepland onderhoud (€ 21 miljoen) en klachtenonderhoud (€ 12 miljoen).
• Bouwbedrijf Van de Voort is goed voor een totale realisatie van 37 miljoen euro. Deze leverancier heeft een aanzienlijke impact op het algehele onderhoud.
• Complex Doorn-Zuid heeft een totale realisatie van €2M. Dit is € 1 miljoen meer dan de andere 9 complexen binnen de top 10 complexen.

3. Beschrijf de impact voor het bedrijf – aanbevelingen

Verbetering van de budgetbewaking en -controle:

• Aanbeveling: invoering van strengere begrotingscontrolemechanismen, met name voor de jaren waarin aanzienlijke overschrijdingen werden waargenomen (2017, 2018 en 2022). Dit kan worden gedaan door middel van maandelijkse evaluaties en waarschuwingen wanneer uitgaven een bepaalde drempel bereiken.
• Impact: vermindering van budgetoverschrijdingen, wat leidt tot een betere financiële voorspelbaarheid en kostenbeheersing.

4. Focus op leefbaarheid en gepland onderhoud:

• Aanbeveling: besteed specifieke aandacht aan de categorieën Leefbaarheid en Gepland Onderhoud, aangezien deze in 2022 respectievelijk 61% en 60% boven het budget uitkwamen. Herzie procedures en prioriteiten binnen deze categorieën om verspilling tot een minimum te beperken.
• Impact: verhoog de efficiëntie in onderhoudsbeheer en verlaag mogelijk de onderhoudskosten.
• Evaluatie van de prestaties van leveranciers:
• Aanbeveling: voer een gedetailleerde prestatie-evaluatie uit van de belangrijkste leverancier, bouwbedrijf Van de Voort, verantwoordelijk voor € 37 miljoen aan uitgaven. Onderzoek of de kosten in lijn zijn met de marktstandaarden en overweeg alternatieve leveranciers om de kosten te verlagen.
• Impact: potentiële kostenbesparingen en verbetering van de relaties met leveranciers, wat leidt tot betere onderhandelingsposities en gunstigere contractvoorwaarden.

5. Optimalisatie van complex beheer:

• Advies: focus op Complex Doorn-Zuid, dat hogere bestedingsrealisaties heeft dan andere complexen binnen de top 10. Analyseer waarom dit complex duurder is en pas onderhoudsstrategieën aan om de kosten af te stemmen op die van andere complexen.
• Impact: kostenreductie en verbetering van de onderhoudsefficiëntie door best practices toe te passen op slecht presterende complexen.

6. Automatisering en digitalisering van rapportage:

• Aanbeveling: verminder de arbeidsintensiteit door maandelijkse rapporten te automatiseren en een digitaal interactief dashboard te implementeren dat real-time gegevens levert en trends zichtbaar maakt. Met andere woorden, bekijk het nieuw opgezette Power BI-rapport dat hieraan bijdraagt.
• Impact: tijd- en kostenbesparingen door het verminderen van handmatige rapportageprocessen en verbeterde toegang tot up-to-date gegevens voor beter geïnformeerde beslissingen.

Conclusie:

• Door deze aanbevelingen te implementeren, kan het bedrijf niet alleen kosten besparen, maar ook de algehele efficiëntie en effectiviteit van het onderhoudsbeheer verbeteren.